Wanneer een open kantoor wel en niet werkt

Een open kantoor werkt niet per definitie slecht. Sterker nog, in sommige organisaties werkt het juist prima. Zeker als samenwerken centraal staat, mensen elkaar veel opzoeken en korte afstemming een groot deel van de werkdag is. Een open ruimte kan dan helpen om elkaar makkelijk te vinden en sneller te schakelen. Het voelt levendig en toegankelijk, en dat kan goed passen bij een team dat veel samen doet.

Het gaat vaak mis als een open kantoor alles tegelijk moet zijn. Een plek om te focussen, te bellen, te overleggen, bij te praten en bezoekers te ontvangen. Dan lopen verschillende soorten werk door elkaar heen. Wat voor de één prettig is, is voor de ander juist storend. Een open kantoor werkt dus alleen als het past bij het soort werk en als de ruimte duidelijk onderscheid maakt tussen rustige en dynamische activiteiten. Zonder dat onderscheid ontstaat onrust, ook als de ruimte er netjes uitziet.

 Kantoorinrichting op maat!

De rol van stilteplekken en focusruimtes

Wij zien vaak dat organisaties lang denken dat extra bureaus genoeg zijn. In de praktijk blijkt juist dat stilteplekken en focusruimtes steeds belangrijker worden. Niet omdat iedereen zich wil afsluiten, maar omdat sommige taken nu eenmaal rust vragen. Een lastig voorstel schrijven, cijfers controleren of een online gesprek voeren lukt gewoon beter op een plek waar niet de hele tijd beweging en geluid om je heen is.

Een stilteplek hoeft niet groot of ingewikkeld te zijn. Het gaat erom dat je een duidelijke plek maakt voor werk dat aandacht vraagt. Een focusruimte werkt vooral goed als mensen ook voelen dat die ruimte daarvoor bedoeld is. Dus niet als uitwijkplek voor elk spontaan overleg, maar als plek waar je echt even geconcentreerd kunt werken. Dat maakt veel verschil in hoe een kantoor wordt beleefd. Mensen hoeven dan niet steeds te kiezen tussen meebewegen met de drukte of helemaal wegblijven van kantoor.

Hoe inrichting samenwerking en concentratie samen ondersteunt

Een kantoor dat echt werkt, kiest niet voor samenwerking of concentratie. Het ondersteunt allebei, maar niet op precies dezelfde plek. Daar zit vaak de kern. Zodra je accepteert dat verschillende soorten werk verschillende soorten ruimtes vragen, vallen veel keuzes op hun plek. Dan kijk je niet meer alleen naar hoeveel werkplekken je nodig hebt, maar vooral naar hoe een werkdag eruitziet en wat mensen daarin van hun omgeving vragen.

Wij kijken daarom altijd naar het geheel. Hoe gebruiken mensen de ruimte nu, waar ontstaan verstoringen, waar is juist behoefte aan ontmoeting en waar ontbreekt rust. Een goede kantoorinrichting voor hybride werken ontstaat niet uit één trend of vaste indeling. Die ontstaat als je eerlijk kijkt naar gedrag, werkvormen en dagelijkse praktijk. Pas dan richt je een kantoor in dat niet alleen mooi oogt, maar ook echt werkt voor de mensen die er gebruik van maken.